A polÃtica por viagens corporativas é essencial para qualquer empresa de que preza pelo controle por custos e similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter ESTES processos por viagens natural definidos otimiza rotinas, garante que ESTES gestores possam controlar os gastos e que os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso qual a polÃtica de viagens faça parte do POR DIA a POR DIA de quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da polÃtica do viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda o conceito e o passo a passo para construir e aplicar os processos da polÃtica por viagens na sua empresa!
O qual é e qual a importância de uma polÃtica do viagens corporativas?
A polÃtica de viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo por viagens corporativas do uma empresa. Possui saiba como objetivo aumentar o compliance e controle por custos usando viagens, além por prevenir erros em registros do despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na polÃtica são descritos os procedimentos de modo a a realizaçãeste por viagens representando a empresa. A partir de o processo do solicitaçãeste do serviços de viagem, à s normas por valores do despesas e prestações de contas.
Este nosso Genero do documento é crucial para qual colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua própria vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por que deter uma polÃtica por viagens corporativas bem definida?
Você tem ideia de quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género do controle nãeste é exclusivamente importante tais como essencial de modo a a saúdo financeira do 1 negócio.
Seja viagem para fechar 1 contrato, de modo a prestar um serviçeste, de modo a participar de um treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsão por gastos e a certeza de de que ESTES reembolsos serão fabricados dentro dos padrões pode, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar o conforto por lado ou diminuir este número do viagens.
A polÃtica do viagens corporativas entra como uma forma de padronizar processos e procedimentos. Assim, todo este fluxo da viagem, desde a compra DE passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste do contas, é realizado usando amplamente mais assertividade.
Vale lembrar que a polÃtica deve fazer sentido com as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Um equilÃbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com este tempo, a polÃtica do viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este de que uma polÃtica de viagens corporativas precisa ter?
Uma polÃtica por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a qual esta comunicação seja efetiva, é preciso qual ao escrevê-la você leve em consideraçãeste para quem você está falando.
Por isso, de modo a evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a sua polÃtica de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que este documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao POR DIA a dia do viajante. Assim sendo tenha os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem gastar;
• Seja realista: A reduçãeste de custos é fundamental de modo a seu programa de viagens, porém de nada adianta definir tetos por gastos baixÃssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas, então mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na tua empresa, certifique-se de de que é responsabilidade de algufoim validar se os membros da equipe estão usando a polÃtica e tais como É possibilitado a ser melhorado.
• Crie uma polÃtica orientada à digitalizaçãeste: Garanta que a sua própria polÃtica de viagens possa ser aplicada em softwares do gestão do viagens, os OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para tua gestão, é importante de que a polÃtica possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia igualmente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo para criar uma polÃtica do viagens corporativas
Uma boa polÃtica do viagens corporativas é pensada de modo a que ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Presentemente qual você já sabe a importância de ter uma polÃtica do viagens corporativas bem definida, chegou a hora por conferir este passo a passo de modo a aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as polÃticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica de viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitaçãeste, aprovação e prestaçãeste por contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da polÃtica.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Antes do arregaçar as mangas e começar a escrever a tua polÃtica por viagens, vamos lançar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas companhias. Ou seja, muitos setores têm interesse pelo resultado das polÃticas e processos por viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a polÃtica de viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farão com de que ele atenda de maneira integral à s necessidades do todos ESTES envolvidos.
Aprecie certos perfis que podem possibilitar ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável pela visãeste estratégica do Empreendimento, é importante qual a tua visão mesmo que incluÃda pelo processo, de modo a de que a polÃtica atenda à s obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos por viagem comumente são o segundo elevado custo de diversas empresas, é imprescindÃvel que a polÃtica leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido o viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é exatamente? Este bem-estar, segurança e satisfaçãeste dos colaboradores é essencial de modo a de que o objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas por Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores de que Muito mais viajam na sua própria empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussão, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste das viagens precisará garantir este cumprimento DE polÃticas e a eficácia por todo este programa do viagens, por isso é importante que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a polÃtica de viagens. Tua visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criaçãeste das polÃticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mé especialmentedia do gastos, ESTILOS de despesas Muito mais utilizados, tipos do serviçESTES, quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as polÃticas
Diferentes perfis de viajante pedem multiplos polÃticas do viagem.
É comum que, exatamente usando uma polÃtica do viagens definida, quaisquer grupos do viajantes tenham pontos positivos variados do outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relaçãeste à s demais áreas.
Estes casos acabam sendo tratados como exceções à regra. Porém se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde o feição de exceçãeste e usando isso perde-se este controle.
Por isso, nãeste possua medo de criar polÃticas multiplos de entendimento com este retrato Destes grupos do viajantes. Blogar simplificará este controle e aumentará a adesãeste à s polÃticas, Muito mais alinhadas à s necessidades reais dos colaboradores.
O retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase do levantamento do dados e construÃdo usando base diversos crité especialmenterios, como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• BenefÃcios especÃficos;
Para além do perfil dos viajantes, é necessário compreender qual o perfil por Empreendimento da sua própria empresa.
O foco das AS SUAS viagens é usando objetivos comerciais, que podem ser planejados utilizando elevado antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção do Aparelhamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As caracterÃsticas do seu Empreendimento Seroada relevantes de modo a definir as normas de viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
Este orçamento destinado à s viagens da sua própria empresa é uma Saber importantÃssima para a construção das regras por viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de Empreendimento ou por Genero de despesa.
Este nÃvel por detalhamento dependerá da polÃtica orçamentária da tua empresa, contudo será preciso qual este processo por gestãeste por serviçESTES e despesas por viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras por despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos do viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos para 1 Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica por viagens corporativas
Doravante de que você já sabe quais os MODOS por viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, saiba como a emissãeste do aé especialmentereos, sãeste reservados e pagos antes de que o colaborador embarque. Mas existem outras despesas, tais como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, que não sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual o recurso que o viajante utilizará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo do reembolsos e prestação de contas, e até mesmo no orçamento familiar do seus colaboradores.
Aqui estãeste várias pontos por atençãeste para se considerar ao definir o Espécie por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso de despesas: O seu colaborador possui propriedade financeira para arcar usando estas despesas e esperar até de que este ciclo do aprovações termine para receptar este valor por volta?
Caso a sua intenção seja trabalhar exclusivamente usando o reembolso por despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar apenas com o reembolso por despesas gera insatisfação nos colaboradores qual ficam usando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer um adiantamento para a realização DE despesas dos colaboradores evita o comprometimento de recursos próprios dos viajantes, mas exige 1 controle ainda Ainda mais necessário sobre as despesas.
O recurso da empresa precisa ser justificado, assim sendo a prestação do contas é 1 processo importantÃssimo. Além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você pode entender Ainda mais A respeito de meios por pagamento de adiantamentos neste artigo e Acerca os riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas por viagens: tais como conter ESTES riscos?
• Cartão por empréstimo corporativo: Esta opção para além do nãeste comprometer este salário do colaborador, não compromete o caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
No entanto, a conciliação por inúmeras faturas do cartão de crédito Pode vir a ser 1 desafio, assim como a validar as polÃticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste que permita conciliar AS SUAS faturas utilizando a prestaçãeste do contas dos colaboradores, Assim sendo este processo se torna mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada Género por custo por viagem
Nas regras por despesas é essencial definir os limites de maneira clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
Que Género do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar 1 dos recursos cedidos pela empresa para embolsar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Contudo existem outras possibilidades, tais como as despesas por café da manhã, quando o hotel contratado possuir este serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
Este nÃvel por detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua própria polÃtica por viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentedia eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já os valores estipulados de modo a cada Genero do despesa podem ser definidos usando base na média histórica dos seus viajantes e informações do Comércio. ESTES benchmarks sãeste recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, porém não restrinja AS SUAS opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites por gastos, este viajante se sente Muito mais responsável por suas escolhas e tende a aderir à s polÃticas usando Muito mais facilidade.
Constate certos pontos relevantes Acerca ESTES principais MODOS de despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo do alimentação em determinadas regiões, Clique aqui saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, ter polÃticas diferentes poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte o custo de refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, de que fornecem uma mfoidia de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras sobre Classe por veÃculo e horário das corridas podem vir a ser Muito mais assertivas e lançar Ainda mais controle. Estas polÃticas mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestãeste por múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso por km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo de desgaste do veÃculo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas com quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na Ãntegra.
ServiçESTES por viagem
As polÃticas de modo a a contratação de serviços de viagem englobam tanto o processo do solicitaçãeste, quanto limites de valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste de viagem deter suas particularidades, regras do antecedência de modo a solicitaçãeste eram 1 ponto comum entre todos ESTES tipos do serviço, já qual em global garantem melhores tarifas.
Este momento, usando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu bem. Permitir a adquire por tarifas flexÃveis, pode evitar perder o bilhete no caso de destemido imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas polÃticas práticas para garantir o controle do custos em viagens. Constate a seguir exemplos de polÃticas do aé especialmentereos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aéreos, nunca em algum momento o menor preçeste é o melhor preçeste, então cuidado utilizando este nosso Espécie de polÃtica. Se o menor preço do afoireo for à s 5h da manhã, você colocará do lado este bem-estar do colaborador? Ou ainda, este custo da hora extra do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponÃvel;
• Antecedência de solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construçãeste da polÃtica:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie polÃticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Genero de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias nãeste exige Ainda mais o compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção do hotéis com ou sem café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar sempre por opções usando café, como as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• PolÃtica do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua tratado usando fornecedores do serviços, nãeste deixe por especificá-los nas polÃticas e garantir qual estejam apresentados para a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos por solicitação, aprovação e prestaçãeste por contas
Como sabemos, a polÃtica de viagens resulta tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua própria empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual o procedimento de modo a pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. Um processo padronizado facilita a gestãeste dos pedidos, a adquire e reserva por serviços, para além de aumentar o controle A cerca de ESTES custos.
Da mesma forma, descreva as regras de modo a prestação de contas. Assim sendo, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, com todas as informações de que seu time financeiro precisa de modo a a comprovação fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle do prestaçãeste de contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma soluçãeste de modo a gestãeste do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo do solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste das polÃticas no momento da seleção Destes serviços, minimizando ESTES custos por viagens e potencializando o seu controle e gestãeste.
⇒ Controle por polÃticas em planilhas de despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor MANEIRA por validar AS SUAS polÃticas.
Etapa seis: Segurança e bem-estar
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância do ter orientações claras Derivado do tais como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua própria empresa. Assim sendo, dedique uma sessãeste em tua polÃtica para descrever estes procedimentos e contatos do emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também: Duty of Care: o bem-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da polÃtica do viagens corporativas
Presentemente de que você construiu sua polÃtica, este engajamento dos colaboradores dependerá do uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Aqui estão várias ideias por comunicação de modo a conscientização A cerca de a polÃtica do viagens da empresa:
• Campanha de e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE polÃticas em formato do infográfico;
• Lembrete utilizando as polÃticas um POR DIA previamente DE viagens;
• Validaçãeste automática do polÃticas no software por gestão por viagens;
• Aceite das polÃticas pelo software do gestãeste do viagens.